Muchas empresas, pymes e independientes, han tenido que modificar su modelo de trabajo por espacios virtuales o trabajos remotos, que en Panamá les llamamos Teletrabajo (a lo personal no considero sea el nombre correcto, Trabajo remoto abarca muchos y está mejor definido que Teletrabajo). Todo esto debido a las medidas tomadas para prevenir el contagio del Covid-19.

Ahora bien, a pesar de que Panamá tiene una buena plataforma de comunicaciones (en comparación a otros países de Latinoamérica), implementar el teletrabajo ha resultado ser un poco difícil para algunas empresas, por diferentes razones. Hay que considerar que: la mayor fuerza laboral del país no son nativos digitales, algunas aplicaciones son difíciles de utilizar, que te fuercen a cambiar la manera que siempre has trabajado es frustrante, y, en la que me voy a enforcar hoy: aprender a usar nuevas tecnologías consume tiempo y no todos están dispuestos a aprender. Por lo que presentaré una breve introducción a algunas aplicaciones que pueden ayudarte a facilitar tu trabajo remoto.

Dividiré mi redacción en tres grupos para separar las aplicaciones: servicio de almacenamiento, lista de verificación (checklist) y comunicación. No mencionaré nada negativo de las aplicaciones, ya que cada una tiene una función en la que se especializa y dejaré que ustedes elijan la que mejor les convenga. Daré una breve información de cada una, mencionaré algunos puntos técnicos importantes y luego enlistaré algunos ejemplos de cómo podemos utilizarlas para trabajar remotamente o teletrabajar (si, existe el verbo, pero no me gusta).

Nota: Sé que existen más programas para trabajar remotamente y otras clasificaciones, pero solo estoy colocando las aplicaciones que he utilizado.

Servicio de almacenamiento

Los puedes buscan también como servicio de almacenamiento en la nube. Funcionan como discos duros o pendrive (memorias USB) pero utilizando espaciodisponibless en servidores a traves de Internet. A estos servicios podemos cargar archivos a un espacio seguro, tenemos la opción la descargarlo desde otro dispositivo o compartirlo con personas. La diferencia entre los servicios varía dependiendo de la empresa: los precios, la accesibilidad, el espacio y los servicios extra ofrecidos son los puntos de cambio.

Google Drive

Es el servicio de almacenamiento de la empresa Google, por lo que está conectada con tu correo electrónico Gmail y otros productos de G Suite. Puedes abrir archivos nativos de aplicaciones de office (Microsoft Office y LibreOffice) para editar documentos, hojas de cálculos y presentaciones directamente en la nube. Con la aplicación de escritorio puedes sincronizar tus archivos entre tu computador y smartphone. Una de las mejores ventajas que tiene G Drive es la edición en tiempo real que permite varios usuarios abrir el mismo archivo y trabajarlo en conjunto.

Datos técnicos

  • 15 GB gratis (compartidas con Gmail)
  • 100 GB – $1.99 por mes / 1 TB – $9.99 por mes
  • Productos del G Suite: Google Docs, Google Spreedsheet, Google Presentation, Hangout, Keep, Calendar, YouTube, Google Forms, Google Chat, Jamboard, Collections, etc.
  • Aplicación de escritorio para sincronizar archivos para PC, Mac y Linux.

Teletrabajo con Google Drive

  • Puedes compartir documentos y presentaciones entre grupos de trabajo o con las personas del departamento en que trabajes.
  • Las hojas de cálculo tienen las funciones matemáticas, así puedes enviar reportes financieros, balances de cuentas, análisis de datos, etc.
  • Si realizas algo y necesitas evidencia puedes tomar una captura de pantalla y subirla como imagen.
  • Puedes organizar tus carpetas, separar los archivos personales del trabajo. Manteniendo los tuyos privados y elegir con quien compartir los otros.
  • Puedes chatear con las personas que estén editando el documento en tiempo real.

Dropbox

Uno de los pioneros en el servicio de almacenamiento, Dropbox es una empresa que se dedica exclusivamente a ofrecer el servicio. Destacando las opciones de compartir y sincronización de archivos de forma robusta por muchos años. Está diseñado para ser la solución por excelencia para usuarios individuales y empresas de todo tamaño. Ofrece un gran repertorio de aplicaciones para integrar tu computadora y smartphone.

Datos técnicos

  • 2 GB Gratis
  • 1 TB – $15 por mes
  • Separa la trasferencia de archivos en 4 MB, reduciendo el consumo de banda ancha (o sea, que no te pone lento el Internet si estas viendo YouTube o jugando DOTA)
  • Puedes integrarlo a otros servicios de NAS, servidores privados o servidores caseros, sin necesidad de interfaz gráfica

Teletrabajo con Dropbox

  • La aplicación para smartphone te permite compartir archivos con bastante rapidez entre grupos de trabajo.
  • Mantienes todos los archivos de tu trabajo en PC y en tu smartphone, con la opción de acceder a ellos cuando los necesites.
  • Puedes enviar de forma rápida archivos a tus propios servidores, sin necesidad de mucho código.
  • Cuando compartes un archivo tienes la opción de colocarle un tiempo de caducidad (perfecto para los jefes que quieren que hagan las cosas rápido)

OneDrive

La empresa Microsoft produjo su propio servicio de almacenamiento en la nube y lo integró con lo que mejor conoces de esta empresa, Microsoft Office. La plataforma te permite almacenar cualquier tipo de archivo en la nube y está conectado a tu correo de Microsoft (@hotmail.com, @live.com, @msn.com, @passport.com y @outlook.com). OneDrive está integrado a la perfección con el sistema operativo Windows, inclusive viene pre instalado para facilitar el acceso si ya eres usuario.

Datos técnicos

  • 5 GB Gratis
  • 50 GB – $1.99 por mes / 1 TB – $6.99 por mes
  • Puedes sincronizar los archivos de tu smartphone con tu PC o Mac (Linux no, desafortunadamente)
  • Puedes editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en línea.

Teletrabajo con OneDrive

  • Su interfaz es bien conocida ya que Microsoft tiene una singularidad de diseño con sus productos, es decir, todos se parecen visualmente; agilizando la curva de aprendizaje.
  • Puedes editar un documento desde tu smartphone (así puedes seguir trabajando desde el baño de tu casa).
  • Si tienes conectado Word, Excel o PowerPoint con tu cuenta de Microsoft puedes guardar este archivo directamente al OneDrive. También puedes abrirlo desde estos programas.

Lista de verificación

Los programas para hacer lista son muy versátiles. Si alguna vez has hecho compras entonces en algún momento has tenido que hacer tu lista de compras. La lista de compra nos permite mantenernos enfocados en lo que de verdad importa para no gastarnos la plata. Siguiendo esta filosofía, los programas de lista nos permiten diseñar pasos o apuntar las tareas que tenemos pendiente para que no se nos olviden o para tener una guía clara de lo que hay que realizar.

Google Keep

Dentro de la gran cantidad de productos de la empresa Google, tenemos Keep (también Keep Notes), la aplicación de lista que nos permite tomar notas, añadir imágenes y compartirlas. Entre sus funciones tenemos para hacer listas de verificación con subniveles, podemos hacer un dibujo, grabar notas de voz y subir imágenes. Su interfaz en forma de notas (o barajas) permite navegar fácilmente por todas las notas, añadir etiquetas para buscar grupos de notas y añadirle colores para que no se nos pierdan las más importantes.

Teletrabajo con Google Keep

  • Se puede integrar con G Drive y compartirse con los contactos.
  • Las etiquetas se pueden utilizar para separarse por proyecto, persona o departamento y colocar las tareas pendientes.
  • Es bastante rápido y se puede usar sin conexión, por lo que puedes tomar notas si estás en una reunión o alguna idea te viene a la mente.
  • Puedes tomar apuntes o enviar comentarios de una forma más rápida e informal.
  • La función de recordatorio también puedes añadirla a las notas y asegurarte de que no se pase realizar tus actividades.

Habitica

El objetivo principal de Habitica es ayudar a sus usuarios a generar hábitos de una manera divertida: al estilo de un juego RPG. Cuando creas tu cuenta inicias con un personaje de nivel 1 y a medida que cumples positivamente con tus deberes vas subiendo de nivel hasta que eventualmente eliges una clase (mago, curandero, caballero o ladrón) y tienes habilidades especiales. Tienes tres (3) secciones para separar las tareas: Hábitos, Diarios y Por Hacer (To-Dos). Te permite hacer grupos de trabajo y colocarle tareas a los demás (como líder de grupo) motivando a tus compañeros a “vencer a un boss” y conseguir mejor equipo, mascotas y monturas.

Teletrabajo con Habitica

  • Puedes colocarle al grupo de trabajo tareas diarias para que realicen, como, por ejemplo: enviar reporte del día anterior.
  • En la sección de hábitos se colocan situaciones o acciones repetitivas como: lavarse las manos cada 30 minutos, contestar el teléfono con el saludo de la empresa, bañarse  aunque esté en teletrabajo, revisar el correo frecuentemente, etc.
  • Las actividades que solo se hacen una vez puedes colocarla en la sección de To-Dos: enviar cotización la Sr. Cliente, hacer reporte de gastos, llamar a esposa, realizar pedido de materiales, etc.
  • A los To-Dos les pueden colocar fecha límite y tener motivado a tus compañeros o trabajadores a realizar sus tareas.

Nota: Desde que Habitica estaba en modo de prueba lo he estado usando, si lo descargan para probarlo, mi nombre de usuario es pakoideas.

Microsoft To Do

Anteriormente conocido como Wunderlist, la aplicación más robusta de lista que conozco, se encuentra entre las mejores aplicaciones en Play Store, Apps Store y Microsoft Store. Dicho esto, se integra fácilmente a cualquier plataforma y sistema operativo (excepto Linux, al menos no oficialmente), permitiéndote acceder a tus listas con lo que tengas a la mano. Su interfaz está dividida al estilo de carpetas, puedes hacer un grupo de listas y compartirlo o compartir listas individuales. A los elementos de las listas puedes colocarle archivos anexados, fechas límites y recordatorios.

Teletrabajo con Microsoft To Do

  • Puedes separar tus listas personales y las del trabajo. Las carpetas en los diferentes departamentos (contabilidad, administración, ventas, aseo, etc.)
  • Para que los elementos de las listas estén mejor explicados, puedes colocarse una nota explicitaría y profundizar en la tarea que hay que realizar. Ejemplo: Llamar al Sr. Cliente – Anteriormente se le llamo al Sr. Cliente, pero no respondió.
  • Cuando haya un proyecto grande que desarrollar puedes separar las carpetas en departamento, las listas por tarea y los elementos compartirlos con tus compañeros.
  • Las notificaciones y recordatorios de las tareas puedes colocárselo a otras personas para que estén pendientes de realizar sus deberes.

Comunicación

Google Chat

Si has escuchado de Google Hangout o Google Meet entonces ya conoces algo de Google Chat, también lo puedes buscar como Hangouts Chat. A diferencia de otras plataformas de mensajería instantánea, que mencionaré después, Google Chat solamente funciona para equipos de trabajos de una empresa que estén integrados con G Suite (Este servicio es pago). Las ventajas que tiene son: compartir documentos en drive, añadir bots con integración a otras plataformas (Asana, box, Dialpad, DailyBot, Google Drive, GitHub y muchos más), crear salas con varias personas, agendar reuniones rápidamente, enviar mensajes directos, buscar rápidamente en los mensajes y recibir notificaciones.

Teletrabajo con Google Chat

  • Puedes conectarte con el bot de Google Drive para que te informe de los cambios que se realizan en tus archivos compartidos.
  • Las salas se pueden separar por departamento: contabilidad, administración, etc. O por proyectos. Para compartir documentos respectivos a cada uno.
  • La aplicación se puede abrir desde cualquier navegador web, por lo que puedes interactuar desde tu PC o el smartphone.

WhatsApp

La aplicación de mensajería instantánea más utilizada en Panamá. Te permite comunicarte directamente con los contactas que tengan la aplicación instalada en su smartphone. Existe una versión para negocios que te permite colocar etiquetas a las conversaciones y algunas funciones extra como: datos de contacto, correo y dirección; que facilitan la comunicación con clientes. Cuando armas un grupo con varias personas te vuelves el administrador de ese grupo, puedes colocar más administradores y tienes la opción de que solo administradores puedan escribir o todos los miembros puedan escribir.

Teletrabajo con WhatsApp

  • Haces grupos con los departamentos de la empresa y puedes comunicarte con todos a la vez. La aplicación te permite responder mensajes enviados al grupo de forma privada también.
  • Puedes enviar documentos, inclusive enviar notas de voz para explicar con más detalle de que se trata el documento. Pero evita que sea muy largo la nota de voz.
  • Una gran ventaja es que puedes ver quién recibió y quién leyó los mensajes que hayas enviado; aunque la otra persona tenga desactivada esta opción, en los grupos todavía se puede verificar. (Así que no tienen excusa para decir que no vieron el mensaje)

Telegram

Telegram es una de las mejores aplicaciones de mensajería instantánea desarrolladas. Lo que más destaca esta aplicación es su alto nivel de seguridad de doble cifrado en ambos puntos. Aunque la función que más buscan sus usuarios es la integración con otras plataformas, ya que Telegram se puede instalar en cualquier sistema operativo y smartphone. Puedes abrir salas de chat grupales, añadir bots, enviar anuncios a varios contactos, enviar archivos y hacer conversaciones temporales.

Teletrabajo con Telegram

  • Puedes tener una conversación contigo mismo. Enviarte documentos, fotos, notas de voz, etc., desde un dispositivo y tendrás acceso a estos archivos en otros dispositivos. Básicamente puedes enviarte un archivo de forma más rápida.
  • Al hacer grupos de chat con los departamentos puedes colocar otros administradores o moderadores que te ayuden a trabajar efectivamente.
  • Telegram te permite hacer canales, en los cuales solo los administradores pueden enviar mensajes. Los canales te permiten ver quien leyó el mensaje. Perfecto para una empresa que tenga varios trabajadores y necesite enviar mensajes. Nota: En los canales los participantes no ven los contactos de los otros participan.

Para terminar

Las aplicaciones facilitan el trabajo remoto, digo facilita porque el trabajo remoto siempre ha existido. Solo que no había sido regulado en Panamá apropaidamente. Gracias al COVID-19 fue aprobada la ley de Teletrabajo, sin embargo, esto deja por fuera otras figuras como los trabajadores nómadas y los freelancers que siempre han trabajado fuera de un lugar de trabajo. Si quieren conocer más sobre estos términos los invito a escuchar este podcast panameño: Cafe Geek: Lo que callan los emprendedores – Empresarios, Nómada, Freelancers

Trabajar desde casa puede ser frustrante, muchas personas lo hacen ver fácil; pero hay que considerar que todos somos diferentes y no trabajamos igual. Si tienes alguna dificultad, recuerda que puedes entrar en mi página y buscar cosas para que te distraigas un rato.

Disfruta del teletrabajo.